Блог Okdesk
Многие компании уже выбрали Okdesk
Новости26 июля 2016

Help Desk система. Какие функции должны быть в решении для сервисной компании? (часть 2)

Системы обработки заявок по умолчанию называют Help Desk. В общем случае, классические хелпдески предоставляют возможности по регистрации запросов от клиентов и контроля за их исполнением.
Этого достаточно на самых ранних стадиях зрелости компаний. Но со взрослением бизнеса приходит понимание, что для дальнейшего роста одного только учета заявок — мало.

Встает вопрос: какое средство автоматизации выбрать, чтобы уже “навсегда” (или хотя бы надолго)? Чем вообще эти Help Desk решения отличаются и на какую функциональность обязательно нужно обратиться внимание, если вы -- сервисная компания?

Helpdesk. Выбор системы

В первой части мы разобрались в чем специфика сервисного бизнеса и почему Help Desk система является бизнес критичной для сервисной компании! Настала очередь понять, какие функции обязательно должны быть в Вашей системе учета заявок!

Бизнес-процессы и функции Help Desk решения в сервисной компании

Учет и обработка заявок

Как было написано выше — любая хелпдеск программа начинается с учета и обработки клиентских обращений. В самом примитивном случае это регистрация, назначение ответственного, смена статуса, комментирование и аттачи.

Зрелые бизнесы должны предъявлять расширенный набор требований к этой базовой функциональности.
А именно:

  • Мультиканальность — возможность взаимодействия с клиентами по различным каналам, включая электронную почту, звонок в диспетчерскую службу, подачу заявки через форму на сайте или клиентский портал. У Ваших заказчиков могут быть свои предпочтения относительно удобства каналов взаимодействия с сервисной службой. Чем более разнообразные способы обращений в службу поддержки предоставляет Help Desk система, тем бОльшему количеству клиентов получится угодить.
  • Гибкая настройка нормативов качества обслуживания (или, как их еще называют SLA — аббревиатура от Service Level Agreement). Уровень клиентского обслуживания можно измерить по множеству параметров, но в большинстве случаев формальным (т.е. зафиксированным в договоре) критерием качества является время решения заявки. При выборе Helpdesk системы необходимо обращать внимание на возможность гибкой настройки SLA. В большинстве решений присутствует возможность настройки и контроля соблюдения временных параметров. Однако, зачастую, эта функция ограничивается настройкой одного шаблона SLA для всех клиентов сервисной компании без возможности детализировать эти параметры для каждого заказчика и тем более конкретного сервисного контракта.
  • Возможность оценить выполнение заявки при закрытии. Помимо формальных критериев качества обслуживания (SLA) важно контролировать субъективную удовлетворенность клиента — ведь в конечном счете решение о дальнейшем сотрудничестве будет приниматься на основе ощущений, а не сухих отчетов о соблюдении нормативов из договора.

Helpdesk. Клиентский портал

Мы уже упомянули клиентский портал в контексте мультиканального взаимодействия. Но считаем, что стоит обратить на него бОльшее внимание, так как это не просто “ещё один способ” взаимодействия с потребителями услуг.
Helpdesk. Клиентский портал
Для сервисной компании клиентский портал может стать точкой удержания действующих заказчиков и конкурентным преимуществом. Наличие подобного механизма (также называемого порталом самообслуживания или личным кабинетом клиента) повышает уровень прозрачности и доверия к сервисной компании с точки зрения потребителя.

Теме клиентского портала и тому, как он помогает развивать бизнес, мы посвящали отдельную статью и настоятельно рекомендуем вам с ней ознакомиться.


Ведение базы клиентов, договоров и объектов обслуживания в Help Desk

Существенным отличием сервисных компаний от других видов бизнеса является долгосрочный характер взаимоотношений с клиентами. Поэтому важно смотреть на историю взаимодействия не только в рамках одного “тикета”, а в рамках всех обращений со всеми контактными лицами заказчика. Это обстоятельство предъявляет свои требования к Help Desk системе. В частности, к модулю учета клиентов.

Большинство хелпдесков позволяют вести базу контактных лиц. Но для сервисной компании этого недостаточно. Важно иметь полноценный реестр клиентов: список компаний, заключенных с ними договоров, списки контактных лиц с указанием должностей и полномочий. Для детального анализа и принятия решений, например, о повышении стоимости договора обслуживания с конкретным заказчиком, эта функциональность должна быть интегрирована с модулем обработки заявок.


Help Desk и база знаний

База знаний — это инструмент, позволяющий фиксировать полезную информацию (инструкции, руководства по работе, типовые решения и т.д.) и предоставлять к ней общий доступ для всех пользователей системы.
База знаний в Helpdesk
Полезная для бизнеса база знаний должна обладать следующей функциональностью:

  • Хранение и отображение для всех пользователей Helpdesk системы (включая контактных лиц клиентов в клиентском портале) публичных статей и разделов — для быстрого и самостоятельного решения типовых проблем.
  • Хранение и отображение закрытых статей — доступных только для сотрудников сервисной компании (например, внутренние регламенты работы службы технической поддержки);
  • Возможность ведения персональных клиентских разделов, в которых будет храниться специфичная информация относительно заказчика (например, схема локальной сети, конфигурация информационной системы или поэтажный план).

Help Desk и биллинг услуг

Help Desk. Биллинг услуг и работ
Сервисные компании, чаще всего, работают с клиентами по модели абонентской платы. Такой подход подразумевает предоставление базового набора услуг по рассчитанной для заказчика стоимости (ежемесячная платёж). При этом услуги, не входящие в базовый набор, могут предоставляться за доп. плату.

Например, ИТ-сервисные компании в рамках абонентского обслуживания устраняют инциденты в ИТ-инфраструктуре и оказывают консультации по работе с базовыми программами. А не входящие в “базовый набор” услуги (такие как обучение пользователей, установка и настройка новых рабочих мест) могут предоставляться за отдельные деньги.

Таким образом, возникают задачи по учету абонентских платежей и отдельно оплачиваемых работ. Несомненно, решение этих задач должно найти отражение в Help desk системе:

  • Учет абонентских периодов, включая сроки действия, предупреждение ответственных менеджеров о необходимости продления услуг и выставления счета, предоставление списка должников, предупреждение сервисных специалистов о задолженности клиента при обработке заявок.
  • Ведение прайс-листа работ и услуг сервисной компании с возможностью составления спецификации для отдельно оплачиваемых тикетов.

Help Desk. Прайс лист работ

  • На более зрелых стадиях сервисные компании вводят понятие “лицевого счета клиента”, на который можно, к примеру, зачислять деньги или предоплаченные “условные единицы” (а также работы по прайс-листу). В этом случае логично ожидать от Help desk системы возможности по ведению лицевых счетов и, при решении платных заявок, списаний с “баланса”.

Учет затрат на обслуживание

В любом сервисном бизнесе основной статьей затрат является фонд оплаты труда (ФОТ). И от того, насколько эффективно расходуется рабочее время сотрудников, зависит, в том числе, и себестоимость предоставляемых услуг.

Система Help Desk. Протестировать!

Мы не сомневаемся, что в Help desk решении для сервисников должен быть реализован учет трудозатрат сотрудников в привязке к клиентским заявкам. Анализ этой информации поможет выявлять невыгодные контракты или, например, “медлительных” сотрудников. А значит, появится дополнительный инструмент для повышения рентабельности бизнеса.


Мобильность сотрудников

Help Desk. Мобильное приложение для инженеров
В ряде сервисных бизнесов решение заявок связано с выездами (к клиенту в офис или на объект). В зависимости от компании — где-то таких заявок больше, где-то меньше. И если “выездных” обращений много — критически важными становятся инструменты удобной работы “полевых” сотрудников.

Именно поэтому интерфейс сервисной Help Desk системы должен быть простым и корректно работать через мобильный браузер. В идеале у решения должно быть мобильное приложение для работы с заявками (отметка прибытия, списание трудозатрат, фиксация работ из прайс-листа). Кроме того, для оперативного взаимодействия и уведомления выездных сотрудников обязательна настройка и отправка SMS-уведомлений (включая случаи, когда у сотрудника нет смартфона и/или нет выхода в интернет).


Help Desk. Сквозная аналитика по бизнес-процессам

Система автоматизации бизнес-процессов не принесет много пользы без возможности аналитики (отчеты, метрики) и принятия ключевых решений. Поэтому данное требование актуально и для Help desk решений. Но, как мы выяснили выше, в процесс обработки заявок в сервисных компаниях интегрированы смежные процессы (учет трудозатрат, биллинг заявок, оценка качества услуг). Поэтому, выбирая Helpdesk для сервисной компании, необходимо обращать внимание на возможность построения отчетов и по смежным процессам.

Как выбрать Help Desk? Выводы

Help desk системы прочно ассоциируются только с одной функцией — учетом заявок. Пока рынок находится в стадии, на которой рост бизнеса достигается “всего лишь” за счет привлечения новых клиентов — это приемлемо. Но как только рынок выходит на уровень зрелости, при котором стабильность и дальнейший рост бизнеса невозможны без работы с текущими клиентами (удержание, повышение среднего чека) и оптимизации внутренних процессов (снижение себестоимости услуг), подобное отношение к функциональности Helpdesk системы является опасным.

На зрелых рынках бизнес должен предъявлять к средствам автоматизации специфические требования, связанные с отраслевыми особенностями. В частности, сервисные компании должны рассматривать Helpdesk систему как центральную систему автоматизации бизнеса и предъявлять к ней требования, выходящие за рамки “регистрации и обработки заявок клиентов”.

 
Время Uptime за последние
12 месяцев – 99,97
17 тыс
Количество клиентов, которых
поддерживают с помощью Okdesk
 
Активное развитие. Новый
релиз каждые 3-5 недель