Мы заметили, что многие клиенты нашей системы система поддержки клиентов отключают функции, отвечающие за сбор и анализ клиентских оценок.
На наш взгляд, вместе с этим они лишаются важного инструмента проверки гипотез, лежащих в основе своей системы KPI, фактически, отрывая KPI от реальной жизни.
И в этой статье мы хотим подробнее рассказать об этом, а также о том, почему оценки — важный элемент процесса обслуживания клиентов.
Система KPI для повышения качества обслуживания клиентов
Не будем подробно останавливаться на важности метрик для службы поддержки в целом (тем более, что о KPI для Help Desk и службы поддержки мы писали несколько статей). Они необходимы для понимания ситуации внутри и планирования будущей работы.
В основе системы мотивации сотрудников, серьезных бизнес-решений или планов на будущее значения метрик зачастую нельзя использовать обособленно.
К примеру, нельзя заставлять сотрудников бездумно сокращать время решения заявки.
Стараясь улучшить показатели своей работы, сотрудники будут давать ответы-отписки или быстрее перенаправлять обращение другим, вместо того, чтобы решить вопрос, который им вполне по силам, самостоятельно.
Или же предложат быстрое временное решение вместо устранения первопричины, на которое требуется большее время.
В итоге это может привести к падению качества решения вопросов, т.е. мы превратим достижение некоторой первоначальной цели (улучшение качества обслуживания) в погоню за оторванными от реальности метриками (улучшение показателей на бумаге). И подобных примеров можно придумать множество.
Легкий способ проверить, не попали ли вы в один из таких «капканов», т.е. двигаетесь ли вы действительно в сторону улучшений или лишь набираете виртуальные очки, — спросить самих клиентов.
Нравится ли им качество вашего обслуживания? Какие с их точки зрения существуют проблемы? Как уровень сервиса с точки зрения клиента меняется во времени? Как изменить процесс обслуживания по их мнению?
Помимо правильности выбора целей на основе метрик, опрос клиентов позволяет выявить слабые точки процессов или людей, участвующих в их исполнении.
В конце концов, соблюдать все требования SLA ваши сотрудники могут как с улыбкой на лице, так и с откровенным хамством.
Основываясь только на данных внутренних исследований, вы никогда этого не узнаете.
Клиенты же будут искать помощи у ваших коллег по рынку, чего в эпоху высокой конкуренции допускать нельзя.
Качество обслуживания клиентов. Как получить оценки выполнения заявок?
Сбор клиентских оценок требует определенных усилий. Но затраты на это с лихвой окупаются довольными и верными заказчиками.
Существует несколько способов получения оценок.
Простейший — звонки службы качества или выделенных сотрудников технической поддержки после завершения работы над заявкой.
Кроме того, современные customer support software системы или системы Help Desk обладают инструментарием, позволяющим автоматизировать эту функцию, например, спрашивать мнения клиентов по электронной почте или, например, через Telegram-бота.
Есть и сторонние инструменты — он-лайн опросы, рассылка SMS-сообщений с предложением в ответном сообщении оценить сервис и т.п.
Однако подобные продукты более характерны для B2C рынка (мы упоминаем их здесь потому, что и в B2B они порой находят свое применение).
Какая нужна детализация оценок в рамках Customer Service?
Для компании детализация оценки безусловно важна.
Она лучше всего помогает выявить «слабые» места.
Но на развернутые опросы довольные и нейтральные клиенты скорее всего просто не будут отвечать.
Лишь по-настоящему недовольный качеством обслуживания человек готов потратить
Поэтому оптимальный путь — создание таких условий для клиента (в том числе с помощью customer support system), чтобы он мог оценить сервис в
Также не следует ставить клиента в тупик сложностью самой оценки.
Не надо предлагать ему выбрать в 1 клик наиболее подходящий из 20 вариантов описания сервиса. Это, опять же, слишком трудозатратно.
Плохая практика и поле для свободного комментария — мало кто готов формулировать свое впечатление в письменном виде.
Порой даже оценок от 1 до 5 слишком много.
Задайтесь вопросом: действительно ли для развития компании так важно, выберет клиент 4 или 5? Учитывается ли где-то эта разница в баллах? Быть может, проще оставить 2 или 3 значения: плохо, нейтрально, хорошо?
Без оценки «извне» можно слишком увлечься наведением порядка не в реальном отделе клиентской поддержки, а в его выдуманной модели.
Поэтому мы рекомендуем включать этот модуль в Окдеск и тратить немного ресурсов на то, чтобы наполнять его отзывами реальных клиентов.
