Обязательства сервисной компании перед клиентами зачастую состоят не только из качественной обработки входящих инцидентов и заявок на обслуживание, но и из исполнения обязательных регулярных плановых активностей на инфраструктуре или оборудовании клиента.
Речь о регламентных работах, которые должны проводиться начиная с даты заключения договора и с заданной периодичностью.
Ранее Okdesk позволял вручную создавать заявки «на будущее».
При принятии нового клиента на обслуживание, диспетчер мог вручную внести нужное количество однотипных регламентных работ с заданной датой исполнения. Этот механизм хоть и позволял «выйти из ситуации», но был не полноценным. Но теперь мы реализовали модуль автоматического создания плановых работ по заданному расписанию.
Учет повторяющихся заявок. Создание
Давайте представим, что у вашей компании появился новый клиент — сеть булочных (или «булошных», если вы из Санкт-Петербурга). Этот клиент доверил вашей компании регулярное ежемесячное техническое обслуживание систем кондиционирования в своих заведениях.
После заключения контракта, диспетчер или менеджер сервисной службы должен создать регулярную ежемесячную заявку на тех.обслуживание системы кондиционирования по каждой булочной в сети.
Для этого нужно открыть форму создания заявки, указать суть регулярной заявки (заполнить тему, описание, указать связь с клиентом, договором, объектом обслуживания и оборудованием — если это необходимо). И для указания того, что заявка будет регулярной, необходимо на форме создания заявки кликнуть по переключателю «Повторяющаяся заявка»:
После этого на форме создания заявки появятся 2 новых поля: «Следующее повторение» и «Повторять через».
В поле «Следующее повторение» необходимо указать дату и время, когда заявка должна быть создана автоматически в следующий раз.
В поле «Повторять через» необходимо выбрать период повторения (количество дней, недель или месяцев, через которое будет создаваться очередная новая заявка).
Важно заметить, что первым «циклом» повторения будет создаваемая вручную заявка. В поле «Следующее повторение» вносится дата и время второго цикла (т.е. заявка второго цикла будет создана в указанное на форме создания первой заявки время). Время повторения третьего и последующих циклов будет рассчитываться автоматически исходя из значения атрибута «Повторять через».
В карточке повторяющейся заявки будет отображаться дата следующего повторения, периодичность и ссылка на заявку из предыдущего цикла повторения.
При нажатии на кнопку «Остановить повторение» заявка перестает быть повторяющейся и последующие циклы повторения воспроизводиться не будут.
Анализ и контроль всех плановых работ и повторяющихся заявок
Повторяющаяся заявка — это такая же заявка, как и все остальные. Просто в отличие от других, для неё установлены параметры повторения.
Такой подход очень удобен, так как он позволяет работать с повторяющимися заявками также, как и с обычными: они отображаются в том же списке, к ним можно применить все фильтры и сортировку.
Для того чтобы «в два клика» увидеть в списке только такие регулярные работы, мы добавили новый фильтр «Повторяющаяся».
Также реализован фильтр по дате следующего повторения, который позволяет увидеть, какой объем заявок автоматически создастся, например, на следующей неделе.
Кстати, теперь списки связанных заявок (включая повторяющиеся) появились в карточках компаний, контактных лиц, договоров, объектов обслуживания и оборудования.
Как узнать, по каким договорам и объектам добавлены регламентные работы?
У руководителя сервисной службы, ответственного за проведение регламентных работ, имеется естественное желание удостовериться, что диспетчер не забыл и не пропустил завести в Okdesk повторяющиеся заявки по всем объектам, описанным в договоре.
Для этого мы добавили в списки компаний, договоров, объектов обслуживания и оборудования новый фильтр: фильтр по наличию связанных повторяющихся заявок.
При необходимости, руководитель может посмотреть, например, все объекты обслуживания по которым заведены активные повторяющиеся заявки.
Теперь можно вести учет плановых регламентных работ и автоматизировать процессы регулярного обслуживания.
А еще ППРы и повторяющиеся заявки можно планировать в модуле календарного планирования.
[shortcode-ru-30]
