Учет планово предупредительных работ. Автоматизация сервисного обслуживания оборудования и ППР

Обновления
Опубликовано: 22.05.2018
Обновлено: 01.07.2022
Время на чтение: ~5 мин.

Обязательства сервисной компании перед клиентами зачастую состоят не только из качественной обработки входящих инцидентов и заявок на обслуживание, но и из исполнения обязательных регулярных плановых активностей на инфраструктуре или оборудовании клиента.

Речь о регламентных работах, которые должны проводиться начиная с даты заключения договора и с заданной периодичностью.

Ранее Okdesk позволял вручную создавать заявки «на будущее».

При принятии нового клиента на обслуживание, диспетчер мог вручную внести нужное количество однотипных регламентных работ с заданной датой исполнения. Этот механизм хоть и позволял «выйти из ситуации», но был не полноценным. Но теперь мы реализовали модуль автоматического создания плановых работ по заданному расписанию.

Учет плановых работ. Регламентные работы

Учет повторяющихся заявок. Создание

Давайте представим, что у вашей компании появился новый клиент — сеть булочных (или «булошных», если вы из Санкт-Петербурга). Этот клиент доверил вашей компании регулярное ежемесячное техническое обслуживание систем кондиционирования в своих заведениях.

После заключения контракта, диспетчер или менеджер сервисной службы должен создать регулярную ежемесячную заявку на тех.обслуживание системы кондиционирования по каждой булочной в сети.

Для этого нужно открыть форму создания заявки, указать суть регулярной заявки (заполнить тему, описание, указать связь с клиентом, договором, объектом обслуживания и оборудованием — если это необходимо). И для указания того, что заявка будет регулярной, необходимо на форме создания заявки кликнуть по переключателю «Повторяющаяся заявка»:

Учет плановых работ в Okdesk

После этого на форме создания заявки появятся 2 новых поля: «Следующее повторение» и «Повторять через».

В поле «Следующее повторение» необходимо указать дату и время, когда заявка должна быть создана автоматически в следующий раз.

В поле «Повторять через» необходимо выбрать период повторения (количество дней, недель или месяцев, через которое будет создаваться очередная новая заявка).

Важно заметить, что первым «циклом» повторения будет создаваемая вручную заявка. В поле «Следующее повторение» вносится дата и время второго цикла (т.е. заявка второго цикла будет создана в указанное на форме создания первой заявки время). Время повторения третьего и последующих циклов будет рассчитываться автоматически исходя из значения атрибута «Повторять через».

В карточке повторяющейся заявки будет отображаться дата следующего повторения, периодичность и ссылка на заявку из предыдущего цикла повторения.

При нажатии на кнопку «Остановить повторение» заявка перестает быть повторяющейся и последующие циклы повторения воспроизводиться не будут.

Учет профилактических работ

Анализ и контроль всех плановых работ и повторяющихся заявок

Повторяющаяся заявка — это такая же заявка, как и все остальные. Просто в отличие от других, для неё установлены параметры повторения.

Такой подход очень удобен, так как он позволяет работать с повторяющимися заявками также, как и с обычными: они отображаются в том же списке, к ним можно применить все фильтры и сортировку.

Для того чтобы «в два клика» увидеть в списке только такие регулярные работы, мы добавили новый фильтр «Повторяющаяся».

Также реализован фильтр по дате следующего повторения, который позволяет увидеть, какой объем заявок автоматически создастся, например, на следующей неделе.

Учет плановых работ. Контроль регулярных заявок

Кстати, теперь списки связанных заявок (включая повторяющиеся) появились в карточках компаний, контактных лиц, договоров, объектов обслуживания и оборудования.

Список плановых работ

Как узнать, по каким договорам и объектам добавлены регламентные работы?

У руководителя сервисной службы, ответственного за проведение регламентных работ, имеется естественное желание удостовериться, что диспетчер не забыл и не пропустил завести в Okdesk повторяющиеся заявки по всем объектам, описанным в договоре.

Для этого мы добавили в списки компаний, договоров, объектов обслуживания и оборудования новый фильтр: фильтр по наличию связанных повторяющихся заявок.

При необходимости, руководитель может посмотреть, например, все объекты обслуживания по которым заведены активные повторяющиеся заявки.

Регламентные и плановые работы. Учет и автоматизация

Теперь можно вести учет плановых регламентных работ и автоматизировать процессы регулярного обслуживания.

А еще ППРы и повторяющиеся заявки можно планировать в модуле календарного планирования.

Попробуйте Okdesk — это бесплатно
Простая и быстрая автоматизация задач по сервисному обслуживанию и технической поддержке ваших заказчиков. Внедрение без программистов. Бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.
Попробовать бесплатно

Поделитесь статьей
Кирилл Федулов
Сооснователь и директор по развитию Okdesk. Около 10 лет проработал в компании Naumen, где занимался внедрением ITSM и service desk систем в крупнейших российских компаниях: Полюс, Тинькофф, ЛСР и др. Эксперт в области организации и автоматизации процессов техподдержки, сервиса и выездного обслуживания
Популярные материалы
Опыт клиентов
Зачем мигрировать с корпоративной service desk на Okdesk — Опыт «Совтех»
14.09.2022
От экспертов
Help desk система: что это и зачем она нужна вашей компании?
21.11.2022
Лучшее
10 признаков того, что вашей компании нужна новая help desk система
21.11.2022
От экспертов
Как help desk система поможет сделать сервисный бизнес прибыльнее и эффективнее?
29.12.2022
Лучшее
Отличия service desk и CRM: совмещаем две системы в одну
28.09.2022
Руководство: «55+ бесплатных сервисов для развития бизнеса»
Рекомендуем почитать
От экспертов
Что такое Facility Management

Facility management (FM) — это профессиональное управление обслуживанием недвижимых активов. В зависимости от назначения объекта в сегменте facility management выделяют управление коммерческими и жилыми зданиями. Также может отличаться сфера ответственности управления — компании, функционирующие на данном рынке в зависимости от ответственности и полномочий могут управлять объектом целиком (управляющие компании) или обслуживать отдельные элементы инфраструктуры объектов (facility-операторы). И в первом, и во втором случае отношения собственника с оператором или управляющей компанией регулируются договором оказания услуг.

От экспертов
ТРМ или всеобщий уход за оборудованием

TPM (Total Productive Maintenance, всеобщий уход за оборудованием) — это подход к обслуживанию производственного оборудования, направленный на постоянное поддержание его работоспособного состояния. В этой статье обсудим, почему этот подход важен именно сейчас и как внедрить его в компании.

Опыт клиентов
Как масштабировать бизнес за счет наведения порядка — опыт компании «Ресурсконтроль»

Как Okdesk помог масштабированию бизнеса и повышению качества услуг компании «Ресурсконтроль».

Опыт клиентов
Опыт «Эсмиком и К»: как help desk система помогает в развитии и обеспечивает 100% прозрачность процессов сервиса?

«Эсмиком и К» монтирует и обслуживает системы мониторинга транспорта и тахографы, в общей сложности обрабатывая порядка 200 заявок в месяц. Внедрив Okdesk в начале 2019 года, сегодня компания продолжает корректировать бизнес-процессы для повышения степени автоматизации бизнеса и оптимизации своей работы. В этой статье расскажем об опыте эксплуатации Okdesk на больших масштабах времени компанией из Иркутска, внедрившей систему более 2 лет назад.

От экспертов
Мобильные сотрудники и Field Servic: как управлять, планировать работы и загрузку

Сервисной компании приходится управлять загрузкой и разъездами своих сотрудников. Задача формулируется довольно просто: надо минимизировать перемещения и оптимизировать загрузку каждого из сотрудников, чтобы без веских причин не появлялось перегруженных и простаивающих специалистов. Одновременно нужно максимально сократить простой инфраструктуры клиента, приведя ситуацию в соответствие со SLA, если оно предусмотрено.

Опыт клиентов
Как перейти с MS Access на Okdesk и экономить рабочее время на работы по обслуживанию оргтехники — Опыт «Примтехносервис»

Руководитель компании «Примтехносервис» Юрий Великий рассказал, почему для организации эффективного обслуживания оргтехники нужно использовать специализированную систему и какие она дает результаты.

Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии и автоматизации сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
 
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.