Как на 120% увеличить эффективность работы инженеров компании, занимающейся внедрением ЛИС / МИС

Опыт клиентов
Опубликовано: 27.09.2022
Обновлено: 05.10.2022
Время на чтение: ~8 мин.
Краткий обзор

«Эко-мед-ИС» занимается внедрением, сопровождением информационных систем в медицине, и разработкой ПО для частных и государственных медицинских учреждений.

Об автоматизации задумались сразу, чтобы выстраивать прозрачные и автоматизированные процессы.

Внедрение Okdesk дало возможность контролировать качество оказываемых услуг и выявлять узкие места в сервисных процессах и устранять их.

Работа в системе увеличила эффективность инженеров на 120%. Раньше 2 инженера успевали оказывать услуги только 13 клиентами. Сейчас же 6 инженеров эффективно работают с 86 клиентами.

Компания
«Эко-мед-ИС»
Отрасль
Медицина
Размер компании
80+ клиентов
Цель внедрения
  • Автоматизация рабочих процессов
  • Прозрачность работы
Взамен чего
  • Excel
  • Google Drive
  • Ручной учёт
Итоги внедрения
  • Работа в Окдеск увеличила эффективность инженеров на 120%. Раньше 2 инженера успевали оказывать услуги только 13 клиентами. Сейчас же 6 инженеров эффективно работают с 86 клиентами.
  • Раньше 85% заявок регистрировали самостоятельно, сейчас 80% — создают клиенты.
  • Бизнес-процессы стали более структурированы и прозрачны, стало возможно контролировать SLA.

Генеральный директор ООО «Эко-МЕД-Ис» Свежинская Анастасия Сергеевна рассказала, зачем компания внедрила специализированную help desk систему и к каким результатам это привело.

О компании

ООО «Эко-мед-ИС» с 2015 года занимается внедрением, сопровождением информационных систем в медицине, и разработкой программного обеспечения для частных и государственных медицинских учреждений. В компании работают высококвалифицированные специалисты, использующие современные программные решения, — это позволило успешно запустить информатизацию регионального проекта, который включает в себя более 60 объектов. Благодаря этому целый регион получил возможность работать в одной информационной системе. Так же компания успешно реализовывала информатизацию быстровозводимого медицинского объекта в г. Москва при эпидемии COVID-19.

Почему задумались об автоматизации

Часто компании принимают решение об автоматизации своих процессов, когда становятся крупными и уже не могут эффективно вести бизнес привычными инструментами. Но лучше всего с самого начала работы организации внедрять современные решения, такие как help desk системы, потому что в таком случае бизнес будет расти быстрее.

«Об автоматизации задумались на начальном этапе развития компании. На тот момент было всего 13 клиентов и в команде работало 3 человека, но компания понимала, что услуги интересны, будет рост и поэтому решили сразу выстраивать прозрачные и автоматизированные процессы, что дало положительные результаты» — уточняет Анастасия Сергеевна.

До специализированной системы автоматизации сервисных процессов компания ООО «Эко-мед-ИС» испробовала различные инструменты для структурирования работы, но их использование не позволяло выстроить деятельность эффективно.

«Всю информацию хранили в облачном хранилище. Были папки под каждого клиента, где хранилась вся информация по нему. Но при такой системе, очень сложно было найти нужные данные, так как все разрозненно и не понятно, где и что именно искать. Так же пробовали Excel таблицы и блокноты, но ничего структурированного сделать не вышло», — рассказывает Анастасия Сергеевна.

Когда в компании поняли, что знакомые инструменты не дают нужный результат, руководство приняло решение провести конкурсный отбор программного обеспечения в несколько этапов.

«Собрали список подходящих по функциям программ и начали выбирать. Оценка проходила в несколько этапов по разнообразным параметрам: не перегруженный бесполезными функциями интерфейс, быстрое реагирование системы на команды, подходящий под бизнес-требования функционал. Так же для нас важным аспектом являлось, чтобы программное обеспечение (ПО) было максимально понятным и легко внедрялось», — делится результатами отбора Анастасия Сергеевна.

По результатам конкурсного отбора победил Окдеск.

У программы интуитивно понятный, дружественный интерфейс, большой набор возможностей, позволяющий настроить систему под нужные задачи, и удобное мобильное приложение для исполнителей.

«В Okdesk элементы логически друг друга дополняют. Сотрудники быстро разобрались с системой. Все предельно ясно. По щелчку пальца можно найти всю необходимую информацию по любой заявке: ее статус, контактные лица, комментарии, фото, документы и т.д.», — рассказывает Анастасия Сергеевна.

Внедрение системы Okdesk

После того, как компания определилась с системой, пришло время ее внедрения. Эта часть проекта с Okdesk проходит быстро и сразу можно наблюдать за положительными изменениями, поэтому даже в случае негативного настроя какого-либо сотрудника проблем не возникает.

«Внедрение чего-то нового часто вызывает сопротивление. В нашем случае, некоторый протест был от службы внедрения, сотрудники которого считали, что ПО не изменит ситуацию с качеством обработки заявок к лучшему. Однако, после непродолжительной работы в системе, со стороны инженеров мы сразу получили положительный отклик. Им очень понравился функциональность мобильного приложения, которое делало выездную работу эффективнее» — отмечает Анастасия Сергеевна.

Результаты внедрения Okdesk

Переход на систему класса help desk позволил ООО «Эко-мед-ИС» автоматизировать свои сервисные процессы и сделать процессы прозрачными, что дало возможность контролировать качество оказываемых услуг и выявлять узкие места в сервисных процессах с целью их последующего устранения.

«Бизнес-процессы стали более структурированы. Для примера, раньше в договорах были прописаны все регламенты, в том числе SLA, но по факту тяжело было наглядно увидеть их исполнение, а после внедрения Okdesk все стало максимально прозрачно. Более того, это юридически правильно: что обещали клиенту по договору, то и сделали, а система зафиксировала эти данные» — подчеркивает Анастасия Сергеевна.

Также в системе "из коробки" реализовано большое количество инструментов, которые позволяют продуктивно выстроить работу с заявками. За счет этого компаниям удается сделать работу инженеров более эффективной.

«Теперь у нас единое место, куда приходят все входящие заявки. Очень удобно, потому что с помощью фильтра можно быстро найти нужную информацию по каждому обращению. Более того, раньше мы 85% заявок регистрировали сами, сейчас 80% — создают клиенты. Это экономит более 100 минут на каждого инженера в неделю минимум» — добавляет Анастасия Сергеевна.

Помимо широкого функционала и комфортного применения для сотрудников компании, в системе также сделан акцент на удобство использование ПО клиентами организации. Для этого созданы специальные инструменты: клиентский портал, мобильное приложение для клиентов, база знаний, которые позволяют сделать коммуникацию с заказчиками прозрачнее, проще и легче. Как следствие, клиенты становятся более лояльными, а это, в свою очередь, дает возможность сократить отток и увеличить прибыль компании.

«Заказчикам теперь легко отследить какие услуги у них подключены. Им очень понравилась база знаний, потому что этот механизм дает им доступ к огромному архиву данных по их учреждению. Так же они заметили, что заявки начинали выполняться быстрее. Нам понравилось, что не было недовольства с стороны клиентов. Они воспринимают это как игру, в которой можно следить и оценивать нашу работу» — рассказывает Анастасия Сергеевна.

Okdesk показал себя, как действенный инструмент для улучшения эффективности работы компании, оказывающей сервисные услуги в области внедрения лабораторных информационных систем (ЛИС).

«Работа в системе увеличила эффективность наших инженеров на 120%. Раньше 2 инженера успевали оказывать услуги только 13 клиентами. Сейчас же 6 инженеров эффективно работают с 86 клиентами и это не предел» — делиться результатами Анастасия Сергеевна.

Help desk системы позволяют сделать сервисные процессы прозрачными и автоматизированными, что делает их наиболее эффективным инструментом для сервисных компаний, работающих в медицинской отрасли.

«Если сервисная компания хочет расти и качественно оказывать свои услуги, то ей обязательно нужна такая система. Сегодня уже невозможно работать по-другому. Процессов очень много и их обязательно надо структурировать и контролировать. На данный момент нет более подходящего инструмента для эффективного ведения таких процессов» — подчеркивает Анастасия Сергеевна.

Поделитесь статьей
Александр Шиянов
Заместитель руководителя отдела развития отраслевых решений. Эксперт в области автоматизации рабочих процессов сервисных компаний.
Популярные материалы
Опыт клиентов
Зачем мигрировать с корпоративной service desk на Okdesk — Опыт «Совтех»
14.09.2022
От экспертов
Help desk система: что это и зачем она нужна вашей компании?
21.11.2022
Лучшее
10 признаков того, что вашей компании нужна новая help desk система
21.11.2022
От экспертов
Как help desk система поможет сделать сервисный бизнес более рентабельным?
17.11.2022
Лучшее
Отличия service desk и CRM: совмещаем две системы в одну
28.09.2022
Руководство: «55+ бесплатных сервисов для развития бизнеса»
Рекомендуем почитать
Опыт клиентов
Как масштабировать сеть франчайзи или от мессенджеров к современным Help Desk решениям: опыт New York Pizza и Kuzina

В России идет активное развитие франчайзинговых торговых точек, в первую очередь среди ресторанных групп. Как решить множество вопросов при масштабировании бизнеса сети и при этом повысить лояльность «точек» к ИТ и другим сервисным службам? Как в этом может помочь современное Help Desk решение и почему мессенджеры точно не помогут? Читайте в нашем расширенном материале от федеральной сети кондитерских Kuzina.  

Опыт клиентов
Оцифровка взаимоотношений с арендаторами и системный контроль УК в сети коворкингов Workki

Workki — это сеть многофункциональных офисных пространств в Москве. Отличительная особенность сети — включение в стоимость аренды коммунальных и эксплуатационных расходов, клининга, безлимитного Wi-Fi, печати документов, презентационного оборудования, административной и технической поддержки, полного обустройства офиса. Рассказываем, как внедрение Окдеск повлияло на работу компании.  

Опыт клиентов
Okdesk как катализатор для роста бизнеса — Опыт компании «ТОП СЕРВИС»

Рассказываем, как компания «ТОП СЕРВИС» смогла сохранить бизнес в период коронавируса, а после него значительно нарастить объем клиентской базы благодаря совершенствованию и автоматизации бизнес-процессов с помощью Okdesk.

Опыт клиентов
Как розничная сеть «Макси» увеличила выработку диспетчеров на 30%, а выездных специалистов — на 20%

Масштабирование сетевого бизнеса почти в два раза — серьезное испытание для сервисной службы. Сети магазинов «Макси» удалось справиться с ним, не «раздувая» штат. Помогла оптимизация работы за счет использования удобных специализированных инструментов, которые сформировали для диспетчеров и исполнителей единое информационное поле.

Опыт клиентов
Автоматизация СЦ: как обслуживать оргтехнику и экономить до 60 рабочих часов каждого инженера

Руководитель сервисного центра компании «СоюзИнтегро» Станислав Шаулис рассказал, зачем в компании внедрили специализированную help desk систему и к чему это привело.

От экспертов
Service Desk. Как правильно выбрать систему автоматизации поддержки?

Рынок service desk систем предлагает десятки различных вариантов: от простых тикет решений до сложных корпоративных и очень дорогих. Существуют предложения для Customer Support, для внутренней поддержки (ITSM). Какая именно service desk система нужна сервисной компании, и на что в первую очередь обратить внимание при выборе? Давайте разбираться!

Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии и автоматизации сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
 
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.