Как в Helpdesk тиражировать однотипные заявки в 2 клика?

Обновления
Опубликовано: 08.12.2020
Обновлено: 03.03.2022
Время на чтение: ~7 мин.

Очередной месяц подошел к концу, а значит пора поделиться с сотнями наших клиентов новинками, которые появились в helpdesk системе Okdesk в течение ноября 2020 года. Главная новинка ноября — возможность тиражирования однотипных заявок или планово-профилактических регламентных работ по клиентским объектам или оборудованию. Помимо этого мы "прокачали" и без того уникальный модуль календарного планирования, добавили связь шаблонов печатных форм с категориями клиентов и сделали много другое. Но обо всё по порядку!

Тиражирование заявок в Help Desk системе

Тиражирование однотипных заявок в Helpdesk

В процессе обслуживания клиентов может возникать периодическая потребность в создании большого количества однотипных заявок, но с привязкой к разным объектам, оборудованию или компаниям. Например, если компания обслуживает кассовое оборудование, может потребоваться срочно обновить прошивку на аппаратах конкретной модели. В этом случае можно создать заявку по каждому оборудованию этой модели вручную. Но если такого оборудования десятки, или сотни — процедура заведения таких "работ" на обновление займет целый день (а ведь эти работы еще нужно будет и выполнять).

Или другой пример. Компания занимается обслуживанием сетевых магазинов или ресторанов и принимает на обслуживание нового клиента с десятком  точек продаж и обслуживания. По каждому из них необходимо задать расписание однотипных планово-профилактических работ. Заведение такого клиента в базу может занять много времени. Причем это время будет потрачено на совершение однотипных операций.

Чтобы сервисные компании и внутренние сервисные подразделения работали эффективнее и не тратили время на подобные операции, в Okdesk теперь можно тиражировать однотипные заявки (включая планово-профилактические работы).

Тиражирование однотипных заявок в helpdesk

Подробнее о том, как работает эта удивительная функция, которая позволит сэкономить часы и даже дни, читайте в нашем центре поддержки.

3-х и 8-ми дневное представление дневного календаря

Не так давно мы добавили в Okdesk абсоютно уникальное для рынка и супер удобное дневное представление календаря загрузки сотрудников. Дневное представление позволяет планировать исполнение заявок в привязке ко времени дня с точностью до 15 минут. Однако, часто, требуется найти свободное окно в графике сотрудника в районе нескольких дней от текущего. В этом случае удобно, когда на дневном представлении отображается не только сегодняшний день, но и соседние.

Для того, чтобы решать и описанную выше задачу также успешно как и "внутридневную", мы добавили трех (вчера-сегодня-завтра) и восьми (вчера-сегодня-следующая неделя) дневные представления. На них можно “отматывать” холст непрерывно по временной шкале, находить свободные рабочие окна у сотрудников и распределять заявки равномерно и оптимальным образом. Кроме того, продолжительные заявки (исполнение которых занимает несколько дней) отображаются по всей длине холста на несколько дней, в зависимости от указанной продолжительности работ. Бомба!

Календарное планирование работ вместо Google

Профессиональная HelpDesk система для автоматизации сервисных процессов. Опыт 10000+ компаний!

Разграничение доступности печатных форм по категориям клиентов

В настройке шаблонов печатных форм добавлена возможность разграничить видимость соответствующих форм по категориям клиентов. Таким образом, например, можно сделать разные шаблоны документов в зависимости от того, к какому направлению бизнеса относятся клиенты, либо (если у компании несколько брендов) от лица какого бренда клиент обслуживается вашей компанией.

Печатные формы в helpdesk

Настройка правил назначения наблюдателей заявки при смене статуса

В таблице маршрутизации (невероятно мощный инструмент для автоматизации ваших процессов) при смене статуса появилась возможность настроить автоматическое назначение наблюдателей (ранее эта возможность была доступна только для маршрутизации при создании заявки). При этом, можно как добавить наблюдателей по правилу к тем, кто уже является наблюдателем, так и "обнулить" предыдущих и назначить новых.

Автоматизация в helpdesk

Поворот приложенных фото во время просмотра

Появилась возможность переворачивать прикрепленные к заявкам фотографии в нужном направлении — удобная функция, когда к заявке прикрепляются сделанные "в полях" фотографии проведенных работ (на которых ориентация изображения может быть какой угодно).

Новинки в SQL API

Продолжаем развивать SQL API (кстати, если вы ещё не знаете, что это такое и какие возможности в части аналитики и отчетности даёт этот мощный инструмент, обязательно прочитайте этот материал, на скриншоте ниже представлен пример готовых отчетов в Okdesk для управления вашим бизнесом):

Отчетность в service desk

Переменные для печатных форм “Акт осмотра объекта” и “Отчет об установке”

Добавили новые контекстные переменные для печатных форм и форматтеры к ним, которые расширяют их применимость:

  • появилась возможность из заявки "доставать" не только оборудование, связанное непосредственно с заявкой, но и оборудование, связанное с объектом обслуживания заявки (переменные ISSUE.SERVICEOBJECT.EQUIPMENT.xxx);
  • для всех переменных, которые возвращают оборудование (ISSUE.EQUIPMENT.xxx и ISSUE.SERVICEOBJECT.EQUIPMENT.xxx) появились так называемые форматтеры, которые позволяют фильтровать выводимое оборудование по типам. Например, {{{ISSUE.SERVICEOBJECT.EQUIPMENT|WITH_TYPE(type1, type2)}}} вернет информацию по связанному с объектом оборудованию только типов type_1 и type_2.

Где это можно применить? Например, в отрасли обслуживания GPS оборудования и спутникового мониторинга транспорта, где объектом является транспортное средство, для документа "Акт осмотра объекта" или "Отчет об установке" в рамках соответствующей заявки можно соответствующее оборудование объекта подставлять в нужное (в зависимости от типа оборудования) поле печатной формы.

Полный список доступных переменных и форматтеров к ним вы найдете в соответствующем разделе документации.

Нужна автоматизация бизнеса? Хотите сэкономить сотни часов? Присоединяйтесь к сотням ваших коллег и начните использовать Helpdesk систему Okdesk. Лидер рынка!

Попробуйте Okdesk — это бесплатно
Простая и быстрая автоматизация задач по сервисному обслуживанию и технической поддержке ваших заказчиков. Внедрение без программистов. Бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.
Попробовать бесплатно

Поделитесь статьей
Кирилл Федулов
Сооснователь и директор по развитию Okdesk. Около 10 лет проработал в компании Naumen, где занимался внедрением ITSM и service desk систем в крупнейших российских компаниях: Полюс, Тинькофф, ЛСР и др. Эксперт в области организации и автоматизации процессов техподдержки, сервиса и выездного обслуживания
Популярные материалы
Опыт клиентов
Зачем мигрировать с корпоративной service desk на Okdesk — Опыт «Совтех»
14.09.2022
От экспертов
Help desk система: что это и зачем она нужна вашей компании?
21.11.2022
Лучшее
10 признаков того, что вашей компании нужна новая help desk система
21.11.2022
От экспертов
Как help desk система поможет сделать сервисный бизнес более рентабельным?
17.11.2022
Лучшее
Отличия service desk и CRM: совмещаем две системы в одну
28.09.2022
Руководство: «55+ бесплатных сервисов для развития бизнеса»
Рекомендуем почитать
Прочее
1С Service Desk: почему партнёры 1С выбирают Okdesk?

Ежедневно мы общаемся с сотнями сервисных компаний, среди которых есть партнеры 1С и 1С франчайзи. Несмотря на то, что 1С — мощная платформа, на базе которой реализовано много конфигураций, включая «1С управлением сервисным центром», для автоматизации сервисного обслуживания, они выбирают Okdesk. В этой статье мы обобщаем их опыт — почему так происходит?

Опыт клиентов
Как Окдеск помог увеличить производительность в два раза — Опыт «Олимп-Сервис»

Анализируя рынок help desk систем несколько лет назад, «Олимп-Сервис» принял решение внедрить самописный инструмент. Но столкнувшись со сложностями развития собственного продукта, компания перешла на профессиональное решение от Okdesk. Практически сразу это увеличило производительность почти вдвое. Сегодня новая система помогает выстраивать и автоматизировать новые бизнес-процессы, продолжая повышать эффективность текущего бизнеса.

Опыт клиентов
Как БЦ «Атмосфера» реализовал у себя бизнес-модель rent as a service и повысил лояльность арендаторов

«Атмосфера» – бизнес-центр (БЦ) класса B, расположенный в центральной части города Владимира в удобной пешей и транспортной доступности. На 13 тыс. кв. м площади разместились фитнес-клуб премиум-класса «Атмосфера», медицинский центр «Оптима», Фонд капитального ремонта многоквартирных домов Владимирской области, АО «Энергосбыт», АО «Владимирские коммунальные системы», ПАО «Т-Плюс», АО «Объединённая металлургическая компания», интернет-магазины «Сантехника-Онлайн» и «Диван.ру» и другие арендаторы.

Обновления
Система Service Desk. Обзор новый функций и полезных модулей

Закончился последний весенний месяц — самый “нерабочий” месяц в году (после января, конечно). Но даже несмотря на небольшое количество рабочих дней в service desk системе Okdesk появилось много полезных новинок и выше релиз долгожданного нового модуля. Но обо всём по порядку!

Обновления
Финальные статусы, настройка календарного представления, интеграция с десятками сервисов - развитие Okdesk

Мы в Окдеск одновременно разрабатываем и дорабатываем множество модулей, функций, методов API и интеграций. В сегодняшнем обзоре основных улучшений по итогам февраля большой список нововведений "по всем фронтам".

Лучшее
13 причин неудачного внедрения service desk и как их избежать

По данным The Standish Group в США и Европе за 2015 год: 31,1% от всех ИТ-проектов остановлены и не завершены; 52,7% от всех ИТ-проектов завершены со срывом сроков, значительным увеличением первоначально запланированного бюджета или кардинальным изменением изначально запланированных целей; только 16,2% от всех ИТ-проектов оправдали ожидания. Итого: 83,8% (фактически 8 из 10) неудач против 16,2% успеха. А что у нас приводит к неудачам внедрения Service Desk и других систем? Мы поговорили с более чем 5000 сервисных компаний и готовы представить результаты. А заодно и методы преодоления большинства трудностей!

Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии и автоматизации сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
 
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.