Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk
Все о сервисном обслуживании. Help Desk (Service Desk). Отзывы, исследования, экспертные мнения, ответы на самые важные вопросы
Опыт клиентов03 марта 2021

Единая система для автоматизации всех вопросов эксплуатации, учета обращений арендаторов и посетителей. Опыт и результаты крупнейшего ТРЦ "Саларис"

В ноябре 2020 года торгово-развлекательный центр (ТРЦ) “Саларис” запустил единое цифровое пространство для учета взаимодействий между службой эксплуатации, ее подрядчиками, арендаторами и посетителями торгового центра. Базовым элементом этого пространства стала облачная система автоматизации Okdesk с доработками, выполненными партнером – Helpdesk.Systems. Опыт оказался успешным и был масштабирован на еще один ТРЦ в портфеле управляющей компании (УК). 

Полная автоматизация ТРЦ. Опыт Саларис

Предпосылки к автоматизации

ТРЦ “Саларис” в Новой Москве включает более 260 магазинов, 50 ресторанов и кафе, а также гипермаркет “Глобус” нового формата, кинотеатр, семейный парк активного отдыха, фитнес-клуб комфорт-класса, батутный центр и множество сопутствующих сервисов. 
Общая площадь торгового комплекса насчитывает порядка 310 тыс. кв. м. Несмотря на масштабы объекта, до недавнего времени УК вела учет предстоящих работ по обслуживанию, ремонту, работе с арендаторами в неавтоматизированном онлайн-формате. 

Для планирования загрузки службы эксплуатации на неделю и месяц еженедельно собирались совещания. Чтобы оценить работу по итогам закрытия обращений, формировались отчеты.

При таком подходе к учету все заявки фиксировались, но от подачи обращения до решения проблемы могло пройти значительное количество времени. Кроме того, сама информация о проблеме попадала в службу эксплуатации по истечении времени, которое требовалось на передачу, пересылку документации. 

Для ускорения реакции нужно было не просто автоматизировать работу службы эксплуатации, но и обеспечить более оперативный сбор информации обо всех проблемах. Так, руководство ТРЦ “Саларис” задумалось о том, чтобы подключить к этому процессу посетителей. 

Традиционная модель работы ТРЦ с посетителями

Традиционно взаимодействие торговых центров с посетителями сводится к возможности дать обратную связь на стойке администратора или по электронной почте. В эпоху развития информационных технологий такие способы коммуникации не только устарели, но и предполагают существенный временной разрыв между пожеланием заявителя и его исполнением. Для ТРЦ было важно, чтобы посетители имели возможность в два клика предложить свои идеи, высказать пожелания или сообщить о том, что какое-то оборудование ТРЦ вышло из строя.

Автоматизация ТРЦ и взаимодействия с посетителями

Нельзя было забывать и о нуждах арендаторов, которым в рамках своей деятельности часто приходится взаимодействовать с УК ТРЦ: согласование оформления витрин, маркетинговых активностей, заявок на ввоз/вывоз товаров и т. д. 

Subscription small
15 000+ подписчиков. Присоединиться к рассылке

Коммуникации с посетителями, арендаторами, службой эксплуатации, ее подрядчиками ТРЦ решил наладить при помощи единого цифрового пространства.

Основная сложность заключалась в том, что каждый процесс взаимодействия имеет свои индивидуальные особенности. Их оцифровка требовала полноценного анализа и аудита. Аудит процессов и их формализацию предполагалось провести на этапе внедрения системы автоматизации.

Выбор подходящего инструмента автоматизации ТРЦ

ТРЦ “Саларис” – не единственная торговая площадка Mall Management Group. Ранее в ТРЦ Columbus решалась похожая задача. Правда, она была поставлена менее глобально – необходимо было автоматизировать процессы сервисного обслуживания и эксплуатации.

Автоматизация эксплуатации ТРЦ

В том проекте учет регламентных и инцидентных заявок был налажен при помощи системы автоматизации деятельности ТРЦ, Okdesk. Этот инструмент подошел как по функционалу, так и по бюджету, переведя все взаимодействия по заявкам в облако.

Профессиональная система автоматизации процессов эксплуатации и взаимодействия с посетителями и арендаторами. Опыт 10 000+ компаний

Фактически в ТРЦ “Саларис” необходимо было решить ту же задачу, расширив круг потенциальных заявителей. После анализа возможностей Okdesk выяснилось, что в системе имеются дополнительные функции для подключения новых категорий заявителей. Поэтому руководство ТРЦ приняло решение воспользоваться проверенным решением.

Внедрение системы автоматизации ТРЦ

Использование облачной системы начали с автоматизации внутренней службы эксплуатации и подрядчиков. Таким образом, все взаимодействия, связанные с обслуживанием комплекса, были перенесены в Okdesk.

Все обращения собираются в базе сервиса. Исполнители получают заявки через мобильное приложение в соответствии со своим профилем. По завершении работ они могут сфотографировать результат или прикрепить к заявке видеоотчет. Таким образом, УК может контролировать качество и полноту выполненных работ. 

На втором этапе автоматизации для посетителей ТРЦ был запущен Telegram-бот и веб-форма. Благодаря этому каждый может оставить пожелания по работе комплекса. Обращения, зарегистрированные посетителями, попадают в Okdesk и обрабатываются наряду с собственными заявками службы эксплуатации.

Готовый telegram бот для посетителей в ТРЦ

Для упрощения доступа к веб-форме и Telegram-боту во всех общественных пространствах  специалисты ТРЦ разместили наклейки с QR-кодами.  С  их помощью можно выбрать предпочтительный канал коммуникации и отправить заявку.

На третьем этапе в общее цифровое пространство были подключены арендаторы. Для них партнер Okdesk (компания Helpdesk.Systems) разработал отдельный личный кабинет. На этом этапе потребовалась проработка типов обращений, настройка сценариев по каждому из них с учетом возможных ветвлений и маршрутизации. Важной частью проекта стало обучение сотрудников арендаторов. Гайды для этого обучения тоже были разработаны интегратором Helpdesk.Systems.

В “боевой” режим проект был запущен в конце ноября 2020 года.

Результаты автоматизации ТРЦ "Саларис"

Единая цифровая среда существенно повысила прозрачность всех взаимодействий, касающихся обслуживания ТРЦ.

“После внедрения системы нам удалось стать на 100% мобильными и оперативными в решении всех сервисных вопросов работы ТРЦ. Теперь у каждого специалиста есть приложение, в котором, по заранее настроенным алгоритмам, в режиме онлайн появляются задачи в соответствии с его навыками и компетенциями. Так мы ускорили решение вопросов”, – прокомментировал директор по управлению торговыми центрами Mall Management Group Сергей Вадяев.

Простота коммуникаций между всеми субъектами, участвующими в работе ТРЦ, была ключевым моментом.

Возможность создания онлайн-обращений посетители приняли с благодарностью и активно стали пользоваться сервисом. Заявки от гостей ТРЦ составляют порядка 10% в Okdesk.

Автоматизация взаимодействия с посетителями ТРЦ

Благодаря этому ТРЦ повысил уровень качества и удобства взаимодействия с посетителями. Значительная часть обращений имеет конструктивную основу, которая помогает ТРЦ становиться лучше каждый день.

“Рост количества обращений, который произошел после запуска этой части проекта, подтверждает, что коммуникация стала значительно быстрее и удобнее. И, как следствие, реакция на проблемы – тоже. За 2020 год в ТРЦ «Саларис» и ТРЦ Columbus создано и решено более 30 тысяч эксплуатационных заявок, получено более 10 000 обращений и отзывов от посетителей, и более 19,5 тыс заявок на проведение работ управляющий состав согласовал для арендаторов. ТРЦ стремятся не отворачиваться от возможных проблем, а решать их”, – отметил директор по управлению торговыми центрами Mall Management Group Сергей Вадяев.

ТРЦ ожидает, что доверие со стороны арендаторов к инструментам и, главное, к реакции на обеспечение их комфортными условиями ведения бизнеса также будет расти, а значит, сотрудничество будет еще более долгосрочным. В случае возникновения каких-то спорных ситуаций  под рукой всегда будет история всех взаимодействий.

Хотя с момента запуска проекта прошло не так много времени, опыт ТРЦ “Саларис” по организации взаимодействия с посетителями и арендаторами уже сейчас реализуется и в ТРЦ Columbus. 

Okdesk — профессиональная система для автоматизации процессов эксплуатации и учета заявок от арендаторов и посетителей в ведущих ТРЦ.

Subscription small
15 000+ подписчиков. Присоединиться к рассылке
 
Время Uptime за последние
12 месяцев – 99,98
100 тыс
Количество клиентов, которых
поддерживают с помощью Okdesk
 
Активное развитие. Крупный
релиз раз в месяц