Компания «Хай-Тек Сервис» более 15 лет обслуживает комплексы систем безопасности на крупных офисных и жилых объектах, а также в центрах обработки данных. Для управления сервисными процессами компания использует Okdesk: ведёт в платформе заявки, объекты и оборудование, планирует техническое обслуживание, контролирует выполнение ППР и РВР и фиксирует результаты работ.
Специалисты связывают каждую работу с конкретным объектом и оборудованием, используют чек-листы и обновляют информацию о заявках непосредственно с объектов через мобильное приложение. Сейчас компания фиксирует в Okdesk около 400 заявок в месяц, а примерно половину операций сотрудники выполняют с телефона.
По мере развития сервисных процессов «Хай-Тек Сервис» начал создавать собственные инструменты на базе данных и возможностей Okdesk.
Первую разработку команда запустила для одного из ключевых заказчиков, который использует закрытую систему на базе 1С. Стандартно интегрировать её с Okdesk не получалось, поэтому сотрудникам приходилось вручную отслеживать новые обращения и переносить данные.
Компания разработала сервис, который получает информацию из системы заказчика, определяет номер обращения, проверяет его на дубли и создаёт или обновляет заявку в Okdesk. Telegram-бот сразу сообщает сотрудникам о новом обращении: показывает тип работы, время поступления и ссылку на заявку.
Через Telegram-бот инженеры также могут самостоятельно создавать заявки прямо на объекте. Сотрудник выбирает площадку, оборудование и тип работ, описывает проблему, после чего бот передаёт данные в Okdesk.
Отдельно компания автоматизировала еженедельную отчётность для заказчиков. Раньше сотрудники тратили на подготовку одного отчёта до половины рабочего дня: вручную собирали информацию и переносили её в Word или PDF. Теперь собственный сервис получает данные из Okdesk и формирует отчёт за выбранный период одной кнопкой. Заказчик видит прогресс по площадкам и договорам, даты последнего обслуживания и выполнение планового ТО.
Руководители используют данные Okdesk и для внутреннего контроля: ежедневно отслеживают выполненные и незавершённые заявки, а также активность сотрудников.
Такая прозрачность в работе сервисной компании влияет не только на скорость работы команды, но и позволяет сокращать число потерянных заявок и просрочек, снижать операционные издержки, повышать доверие заказчика и обслуживать больше объектов без пропорционального роста административной нагрузки.
По словам генерального директора «Хай-Тек Сервис» Льва Кабанова, цифровизация стала частью комплексной перестройки управления бизнесом. За два года на фоне изменения процессов, развития команды и внедрения новых инструментов выручка компании выросла в 4 раза.
«В нашем бизнесе LTV клиента – это десятки миллионов рублей, иногда больше. Поэтому разумные затраты на инструменты, которые помогают удерживать таких заказчиков, экономически оправданы», – отмечает Лев Кабанов.
