Печатные формы заявок

Обновления
Опубликовано: 14.10.2018
Обновлено: 17.06.2022
Время на чтение: ~5 мин.

Мы живем в век цифровых коммуникаций: мессенджеры, электронные письма и юридически-значимый документооборот — эти термины и выражения плотно вошли в нашу жизнь.

Тем не менее, бумажные документы все ещё «в ходу».

И вряд ли кто-то готов сказать, как долго старая добрая «бумага» будет использоваться для хранения документов.

Как часто в процессе оказания услуг клиентам приходится распечатывать документы на бумаге?

На самом деле — не редко.

Например, когда инженер отправляется на выездное задание в офис клиента, зачастую он вынужден брать с собой распечатанный заказ-наряд. Этот заказ-наряд инженер должен по факту выполнения заявки подписать у заказчика, как подтверждение факта выполнения работ.

Печатные формы заявок и оборудования

Другой пример — принятие в ремонт (или на регламентное обслуживание) оборудования от клиента.

В этом случае необходимо распечатать и подписать несколько бумажных документов: акт приемки оборудования, акт осмотра оборудования, заказ-наряд на ремонт оборудования и так далее.

Получается, что в процессе обслуживания клиентов периодически возникает потребность создать типовой документ, распечатать его и подписать (либо отправить документ на почту контактному лицу).

Создание типовых документов отнимает время. А так как, зачастую, используются шаблоны — процесс можно автоматизировать.

Рассказываем, как в Okdesk можно создавать шаблоны печатных форм, по которым «в два клика» генерируются документы в привязке к заявкам или оборудованию.

Как настроить шаблон печатной формы заявки или оборудования?

Шаблоны всех печатных форм хранятся в разделе «Настройки \ Печатные формы»:

Печатные формы заявок в Help Desk

Печатная форма может быть связана с заявкой (например, заказ-наряд, счет на оплату или акт выполненных работ), либо с оборудованием (паспорт устройства и т.д.).

При создании печатной формы можно указать, к какому именно объекту будет привязан шаблон.

После выбора «объекта», можно конкретизировать, с какими типами объектов (заявок или оборудования) будет связан данный документ.

Например, можно связать шаблон счета на оплату только с заявками типа «Оплата счета» или «Платная заявка». Более того, для шаблона можно указать, роли сотрудников в Okdesk, которые будут иметь право генерировать документы по этому шаблону:

Шаблон печатной формы в Help Desk

После того как шаблон документа создан, можно приступать к его оформлению (наполнение и внешний вид).

Для этого на карточке в формате визуального редактора указывается наполнение, создаются нужные таблицы, вставляются изображения, включая логотипы, и т.д.. Фактически это полноценное создание документа:

Печатная форма заявок и счетов

Как и в шаблонах email оповещений, в шаблонах документов можно использовать контекстные переменные — при генерации документа по шаблону, контекстная переменная будет заменена значением соответствующего параметра конкретной заявки или оборудования.

Чтобы добавить в шаблон контекстную переменную, необходимо «выделить» её с двух сторон тройными фигурными скобками {{{ и }}}. Список всех контекстных переменных доступен на нашем сайте.

ВАЖНО! В списке контекстных переменных мы также добавили QR и BAR коды серийных и инвентарных номеров оборудования — их очень удобно использовать при генерации паспортов оборудования.

Генерация документов по заявкам и оборудованию

Если с типом данной заявки или оборудования связаны шаблоны печатных форм, то в карточке соответствующего объекта появляется вкладка «Печатные формы».

На этой вкладке можно выгрузить сгенерированный документ на компьютер или сразу же приложить печатную форму как pdf-документ к заявке или оборудованию:

Печатные формы нарядов и заказов

Кроме того, пользователь может посмотреть документ, сгенерированный по печатной форме, непосредственно из карточки объекта:

Шаблон печатной формы в Okdesk

Не забывайте, что на старших тарифах в Okdesk есть возможность реализации сценариев «под ключ». А это означает, что Вы можете автоматизировать процесс генерации печатной формы, ее отправки на нужные адреса и многое другое! Напишите нам о своих пожеланиях на help@okdesk.ru.

Попробуйте Okdesk — это бесплатно
Простая и быстрая автоматизация задач по сервисному обслуживанию и технической поддержке ваших заказчиков. Внедрение без программистов. Бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.
Попробовать бесплатно

Поделитесь статьей
Кирилл Федулов
Сооснователь и директор по развитию Okdesk. Около 10 лет проработал в компании Naumen, где занимался внедрением ITSM и service desk систем в крупнейших российских компаниях: Полюс, Тинькофф, ЛСР и др. Эксперт в области организации и автоматизации процессов техподдержки, сервиса и выездного обслуживания
Популярные материалы
Опыт клиентов
Зачем мигрировать с корпоративной service desk на Okdesk — Опыт «Совтех»
14.09.2022
От экспертов
Help desk система: что это и зачем она нужна вашей компании?
21.11.2022
Лучшее
10 признаков того, что вашей компании нужна новая help desk система
21.11.2022
От экспертов
Как help desk система поможет сделать сервисный бизнес прибыльнее и эффективнее?
29.12.2022
Лучшее
Отличия service desk и CRM: совмещаем две системы в одну
28.09.2022
Руководство: «55+ бесплатных сервисов для развития бизнеса»
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии и автоматизации сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
 
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.