Печатные формы заявок

Обновления
Опубликовано: 14.10.2018
Обновлено: 17.06.2022
Время на чтение: ~5 мин.

Мы живем в век цифровых коммуникаций: мессенджеры, электронные письма и юридически-значимый документооборот — эти термины и выражения плотно вошли в нашу жизнь.

Тем не менее, бумажные документы все ещё «в ходу».

И вряд ли кто-то готов сказать, как долго старая добрая «бумага» будет использоваться для хранения документов.

Как часто в процессе оказания услуг клиентам приходится распечатывать документы на бумаге?

На самом деле — не редко.

Например, когда инженер отправляется на выездное задание в офис клиента, зачастую он вынужден брать с собой распечатанный заказ-наряд. Этот заказ-наряд инженер должен по факту выполнения заявки подписать у заказчика, как подтверждение факта выполнения работ.

Печатные формы заявок и оборудования

Другой пример — принятие в ремонт (или на регламентное обслуживание) оборудования от клиента.

В этом случае необходимо распечатать и подписать несколько бумажных документов: акт приемки оборудования, акт осмотра оборудования, заказ-наряд на ремонт оборудования и так далее.

Получается, что в процессе обслуживания клиентов периодически возникает потребность создать типовой документ, распечатать его и подписать (либо отправить документ на почту контактному лицу).

Создание типовых документов отнимает время. А так как, зачастую, используются шаблоны — процесс можно автоматизировать.

Рассказываем, как в Okdesk можно создавать шаблоны печатных форм, по которым «в два клика» генерируются документы в привязке к заявкам или оборудованию.

Как настроить шаблон печатной формы заявки или оборудования?

Шаблоны всех печатных форм хранятся в разделе «Настройки \ Печатные формы»:

Печатные формы заявок в Help Desk

Печатная форма может быть связана с заявкой (например, заказ-наряд, счет на оплату или акт выполненных работ), либо с оборудованием (паспорт устройства и т.д.).

При создании печатной формы можно указать, к какому именно объекту будет привязан шаблон.

После выбора «объекта», можно конкретизировать, с какими типами объектов (заявок или оборудования) будет связан данный документ.

Например, можно связать шаблон счета на оплату только с заявками типа «Оплата счета» или «Платная заявка». Более того, для шаблона можно указать, роли сотрудников в Okdesk, которые будут иметь право генерировать документы по этому шаблону:

Шаблон печатной формы в Help Desk

После того как шаблон документа создан, можно приступать к его оформлению (наполнение и внешний вид).

Для этого на карточке в формате визуального редактора указывается наполнение, создаются нужные таблицы, вставляются изображения, включая логотипы, и т.д.. Фактически это полноценное создание документа:

Печатная форма заявок и счетов

Как и в шаблонах email оповещений, в шаблонах документов можно использовать контекстные переменные — при генерации документа по шаблону, контекстная переменная будет заменена значением соответствующего параметра конкретной заявки или оборудования.

Чтобы добавить в шаблон контекстную переменную, необходимо «выделить» её с двух сторон тройными фигурными скобками {{{ и }}}. Список всех контекстных переменных доступен на нашем сайте.

ВАЖНО! В списке контекстных переменных мы также добавили QR и BAR коды серийных и инвентарных номеров оборудования — их очень удобно использовать при генерации паспортов оборудования.

Генерация документов по заявкам и оборудованию

Если с типом данной заявки или оборудования связаны шаблоны печатных форм, то в карточке соответствующего объекта появляется вкладка «Печатные формы».

На этой вкладке можно выгрузить сгенерированный документ на компьютер или сразу же приложить печатную форму как pdf-документ к заявке или оборудованию:

Печатные формы нарядов и заказов

Кроме того, пользователь может посмотреть документ, сгенерированный по печатной форме, непосредственно из карточки объекта:

Шаблон печатной формы в Okdesk

Не забывайте, что на старших тарифах в Okdesk есть возможность реализации сценариев «под ключ». А это означает, что Вы можете автоматизировать процесс генерации печатной формы, ее отправки на нужные адреса и многое другое! Напишите нам о своих пожеланиях на help@okdesk.ru.

Попробуйте Okdesk — это бесплатно
Простая и быстрая автоматизация задач по сервисному обслуживанию и технической поддержке ваших заказчиков. Внедрение без программистов. Бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.
Попробовать бесплатно

Поделитесь статьей
Kirill fedulov photo
Кирилл Федулов
Сооснователь и директор по развитию Okdesk. Около 10 лет проработал в компании Naumen, где занимался внедрением ITSM и Service Desk систем в крупнейших российских компаниях (Полюс, Тинькофф, ЛСР и др.). Эксперт по автоматизации процессов техподдержки и сервисного обслуживания.
Популярные материалы
Опыт клиентов
Зачем мигрировать с корпоративной service desk на Okdesk — Опыт «Совтех»
14.09.2022
От экспертов
Help desk система: что это и зачем она нужна вашей компании?
16.09.2022
Лучшее
10 признаков того, что вашей компании нужна новая help desk система
29.07.2022
От экспертов
Как help desk система поможет сделать сервисный бизнес более рентабельным?
29.07.2022
Лучшее
Отличия service desk и CRM: совмещаем две системы в одну
12.09.2022
Руководство: «12 ошибок, которые лишают сервисный бизнес денег»
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии и автоматизации сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.
 
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Полезные материалы
Дважды в месяц о развитии сервиса, техподдержки и выездного обслуживания.