Рекомендации от экспертов. Блог Okdesk
Все о сервисном обслуживании. Help Desk (Service Desk). Отзывы, исследования, экспертные мнения, ответы на самые важные вопросы
Новости14 окт. 2018

Печатные формы заявок

Мы живем в век цифровых коммуникаций: мессенджеры, электронные письма и юридически-значимый документооборот — эти термины и выражения плотно вошли в нашу жизнь. Тем не менее, бумажные документы все ещё “в ходу”. И вряд ли кто-то готов сказать, как долго старая добрая “бумага” будет использоваться для хранения документов.

Как часто в процессе оказания услуг клиентам приходится распечатывать документы на бумаге? На самом деле — не редко. Например, когда инженер отправляется на выездное задание в офис клиента, зачастую он вынужден брать с собой распечатанный заказ-наряд. Этот заказ-наряд инженер должен по факту выполнения заявки подписать у заказчика, как подтверждение факта выполнения работ.

Печатные формы заявок и оборудования

Другой пример — принятие в ремонт (или на регламентное обслуживание) оборудования от клиента. В этом случае необходимо распечатать и подписать несколько бумажных документов: акт приемки оборудования, акт осмотра оборудования, заказ-наряд на ремонт оборудования и так далее.

Получается, что в процессе обслуживания клиентов периодически возникает потребность создать типовой документ, распечатать его и подписать (либо отправить документ на почту контактному лицу). Создание типовых документов отнимает время. А так как, зачастую, используются шаблоны — процесс можно автоматизировать.

Рассказываем, как в Okdesk можно создавать шаблоны печатных форм, по которым “в два клика” генерируются документы в привязке к заявкам или оборудованию.

Как настроить шаблон печатной формы заявки или оборудования?

Шаблоны всех печатных форм хранятся в разделе “Настройки \ Печатные формы”:

Печатные формы заявок в Help Desk

Печатная форма может быть связана с заявкой (например, заказ-наряд, счет на оплату или акт выполненных работ), либо с оборудованием (паспорт устройства и т.д.).

При создании печатной формы можно указать, к какому именно объекту будет привязан шаблон. После выбора “объекта”, можно конкретизировать, с какими типами объектов (заявок или оборудования) будет связан данный документ. Например, можно связать шаблон счета на оплату только с заявками типа “Оплата счета” или “Платная заявка”. Более того, для шаблона можно указать, роли сотрудников в Okdesk, которые будут иметь право генерировать документы по этому шаблону:

Шаблон печатной формы в Help Desk

Простая, но функциональная Service Desk система. Опыт 2000+ компаний! Попробовать!

Subscription small
Самое полезное для сервисных компаний. Подписаться!

После того как шаблон документа создан, можно приступать к его оформлению (наполнение и внешний вид). Для этого на карточке в формате визуального редактора указывается наполнение, создаются нужные таблицы, вставляются изображения, включая логотипы, и т.д.. Фактически это полноценное создание документа:

Печатная форма заявок и счетов

Как и в шаблонах email оповещений, в шаблонах документов можно использовать контекстные переменные — при генерации документа по шаблону, контекстная переменная будет заменена значением соответствующего параметра конкретной заявки или оборудования. Чтобы добавить в шаблон контекстную переменную, необходимо “выделить” её с двух сторон тройными фигурными скобками {{{ и }}}. Список всех контекстных переменных доступен на нашем сайте.

ВАЖНО! В списке контекстных переменных мы также добавили QR и BAR коды серийных и инвентарных номеров оборудования — их очень удобно использовать при генерации паспортов оборудования.

Генерация документов по заявкам и оборудованию

Если с типом данной заявки или оборудования связаны шаблоны печатных форм, то в карточке соответствующего объекта появляется вкладка “Печатные формы”. На этой вкладке можно выгрузить сгенерированный документ на компьютер или сразу же приложить печатную форму как pdf-документ к заявке или оборудованию:

Печатные формы нарядов и заказов

Кроме того, пользователь может посмотреть документ, сгенерированный по печатной форме, непосредственно из карточки объекта:

Шаблон печатной формы в Okdesk

Не забывайте, что на старших тарифах в Okdesk есть возможность реализации сценариев "под ключ". А это означает, что Вы можете автоматизировать процесс генерации печатной формы, ее отправки на нужные адреса и многое другое! Напишите нам о своих пожеланиях на help@okdesk.ru

Okdesk — самая популярная Help Desk система среди сервисных компаний в России и СНГ. Сотни клиентов. Пожалуй, самое активное развитие на рынке Service Desk решений. Подключайтесь!

 

Subscription small
Самое полезное для сервисных компаний. Подписаться!
 
Время Uptime за последние
12 месяцев – 99,98
100 тыс
Количество клиентов, которых
поддерживают с помощью Okdesk
 
Активное развитие. Крупный
релиз раз в месяц